Avant d'ouvrir les inscriptions, il faut savoir combien d'exposants accepter. Compter les stands sur un plan en oubliant les espacements, les accès de secours et les places de l'organisation conduit à survendre, puis à caser des exposants dans les recoins le matin même. Renseignez le linéaire mesuré, le métrage d'un emplacement, l'espace entre deux stands et la part à laisser libre : le calculateur affiche le nombre d'emplacements vendables et le linéaire perdu.
Le calcul part du linéaire mesuré, c'est-à-dire la longueur cumulée des allées, rues ou murs le long desquels un stand peut s'adosser. Si les stands se font face de part et d'autre d'une allée, ce linéaire compte double : chaque mètre d'allée offre deux mètres de façade. On retire ensuite la part réservée aux passages et accès, exprimée en pourcentage, pour obtenir la façade exploitable. Chaque emplacement consomme son métrage plus l'espace qui le sépare du suivant, sauf le dernier de la file, dont l'espacement est rendu au calcul. Le nombre total d'emplacements est donc la façade exploitable, augmentée d'un espacement, divisée par ce pas et arrondie au stand inférieur. Un site découpé en plusieurs tronçons rend en réalité un espacement par tronçon : l'outil n'en rend qu'un, ce qui reste prudent. Les emplacements réservés à l'organisation sont enfin soustraits pour obtenir ce qui peut réellement être vendu.
L'écart entre la façade brute et le linéaire vendu surprend souvent : avec les valeurs proposées, près d'un quart du linéaire disparaît dans les passages, les espacements et les places de l'organisation. Ce n'est pas une perte à combattre à tout prix. Un espacement suffisant évite les conflits de voisinage et permet le déchargement, un passage de secours dégagé conditionne l'autorisation de l'événement. Si le taux d'utilisation vous paraît faible, jouez d'abord sur le métrage moyen des stands ou sur l'exploitation des deux côtés d'une allée assez large, plutôt que sur les passages. Le calcul suppose des files rectilignes : les angles, arbres, mobilier urbain et bornes réduisent encore le résultat sur le terrain.
Le calculateur ne connaît ni la largeur de vos allées, ni la profondeur disponible derrière chaque stand, ni les règles locales sur les passages de secours. Une allée exploitée des deux côtés doit rester assez large pour le public et, le cas échéant, pour un véhicule de secours : cette largeur se vérifie auprès de la commune ou du service sécurité avant de publier le nombre de places. Le résultat est un ordre de grandeur pour ouvrir les inscriptions ; le plan définitif se trace mètre en main sur place.
Ne vendez pas la totalité des emplacements calculés. Trois à cinq places gardées libres absorbent un exposant qui a besoin d'un mètre de plus, une arrivée non prévue ou un obstacle découvert le matin même.
ExposantSuivi place chaque exposant sur un plan clair, repère les emplacements libres et évite les doublons le matin de l'événement.
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