Sur tout événement, une partie des exposants inscrits annule avant le jour J et une autre ne vient pas sans prévenir. Sans acompte ni liste d'attente, ces places restent vides et la recette fond. Ce simulateur applique vos taux de désistement et d'absence au nombre d'inscrits, tient compte de l'acompte demandé et de la règle de remboursement, puis affiche les places vides attendues, le manque à gagner net, le taux d'occupation réel et le nombre de candidats à garder en réserve.
Le simulateur applique d'abord le taux de désistement au nombre d'inscrits : ce sont les exposants qui annulent en prévenant. Sur les inscrits restants, il applique ensuite le taux d'absents, ceux qui ne viennent pas le jour J sans nouvelles. La somme des deux donne les places libérées. Une part de ces places est réattribuée grâce à la liste d'attente, selon le pourcentage que vous indiquez ; le reste constitue les places vides attendues. Côté recette, la simulation suppose que les exposants présents et réattribués règlent la totalité du prix, que l'organisateur conserve sur les désistements la part de l'acompte prévue par sa règle, et que l'absent sans prévenir perd son acompte en entier. Le manque à gagner net est la différence entre la recette théorique, tous inscrits payants, et la recette attendue ainsi reconstituée. Lorsque les acomptes conservés et les réattributions couvrent la valeur des places vides, il est affiché à zéro : l'édition encaisse alors autant, voire davantage, que prévu.
Faites varier l'acompte à taux de désistement constant : le manque à gagner diminue, mais la simulation ne modélise pas l'effet dissuasif d'un acompte élevé sur les inscriptions elles-mêmes ni sa tendance à réduire les absences. Comparez ensuite les trois règles de remboursement : conserver l'acompte protège la recette, rembourser intégralement rassure les exposants d'un premier événement. La liste d'attente conseillée est un objectif de recrutement : gardez ce nombre de candidats identifiés, prévenus qu'ils peuvent être appelés au dernier moment, et rappelez-les dès qu'une annulation arrive. Un solde exigible avant une date limite réduit aussi les absences, puisqu'un exposant qui a tout réglé vient plus sûrement.
Les taux de désistement et d'absence proposés par défaut sont des repères, pas des statistiques : ils varient fortement selon le type d'événement, la saison, la météo et l'ancienneté de votre relation avec les exposants. Le simulateur ne tient pas compte des annulations pour cas de force majeure que vous choisiriez de rembourser, des frais de paiement en ligne sur les remboursements, ni de la recette perdue sur les options facturées en plus de l'emplacement. Il raisonne en moyenne sur un grand nombre d'inscrits : sur un petit salon de vingt exposants, un seul désistement de plus ou de moins change le tableau.
Acompte, date limite du solde, conditions de remboursement et heure à partir de laquelle une place vide est réattribuée doivent figurer dans les conditions d'inscription. C'est ce qui rend la simulation applicable sans discussion le jour J.
ExposantSuivi suit le statut de paiement de chaque exposant, garde la liste d'attente à jour et réattribue les places libérées le jour J.
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