Checklist jour J pour un marché, un salon ou un vide-grenier

Checklist jour J marché et vide-grenier

Date : ______________ Réalisé par : ____________________

La semaine précédant l'événement

Vérifier que chaque exposant confirmé a un statut de paiement renseigné : réglé, acompte reçu ou solde en attente
Envoyer une dernière relance aux exposants dont le solde n'est pas parvenu
Contrôler que les attestations d'assurance et les justificatifs demandés sont reçus et lisibles
Figer le plan des emplacements et attribuer un numéro à chaque exposant confirmé
Envoyer à chaque exposant sa confirmation avec numéro d'emplacement, horaires d'installation et consignes d'accès
Mettre à jour la liste d'attente et prévenir les candidats qu'ils peuvent être appelés au dernier moment
Répartir les bénévoles sur les postes : accueil, placement, circulation, caisse, propreté
Relire les autorisations et consignes de la commune, notamment les passages à laisser libres

La veille au soir

Imprimer la liste des exposants triée par numéro d'emplacement, puis une seconde triée par nom
Reporter sur cette liste le statut de paiement et le montant restant dû de chacun
Imprimer le plan du site en plusieurs exemplaires pour l'accueil, les bénévoles et l'affichage
Préparer la caisse d'accueil avec un fond de monnaie et un carnet de reçus
Rassembler le matériel de marquage au sol, la craie ou le ruban, et le mètre
Charger les téléphones et noter le numéro du responsable sur chaque feuille de bénévole
Vérifier la météo et prévoir la consigne à donner aux exposants en cas de pluie ou de vent

Le matin, à l'arrivée des exposants

Ouvrir le point d'accueil avant l'heure annoncée aux exposants, marquage au sol terminé
Cocher chaque exposant à son arrivée, avec l'heure, sur la liste par numéro d'emplacement
Encaisser les soldes restants et remettre un reçu pour chaque règlement sur place
Orienter chaque exposant vers son emplacement en lui rappelant les horaires de déchargement
Contrôler les pièces manquantes annoncées et noter celles qui restent à fournir
Repérer les absents à l'heure limite fixée et appeler les candidats de la liste d'attente
Noter chaque réattribution de place sur le plan de référence, pas seulement de mémoire
Faire dégager les véhicules des allées avant l'ouverture au public

Pendant la journée

Passer sur chaque allée dans l'heure suivant l'ouverture pour repérer un stand mal placé ou un conflit de voisinage
Vérifier que les passages de secours et les accès restent dégagés toute la journée
Tenir à jour la liste des places vides et des arrivées tardives
Encaisser et noter immédiatement tout règlement reçu en cours de journée
Faire le tour des exposants en fin de matinée pour répondre aux questions et recueillir les remarques
Gérer les déchets et la propreté des allées avec le bénévole désigné

À la fermeture et après l'édition

Rappeler l'heure de fin et les consignes de rangement aux exposants avant le démontage
Vérifier que chaque emplacement est laissé propre et signaler les stands à revoir
Rapprocher la caisse du jour avec les règlements notés sur la liste d'accueil
Reporter dans la fiche de chaque exposant sa présence, son règlement et ses remarques
Remercier les exposants dans la semaine et annoncer la prochaine date si elle est connue
Réunir les bénévoles pour noter ce qui a marché et ce qui a coincé
Archiver la liste, le plan et la caisse de l'édition pour préparer la suivante

Comment utiliser ce modèle

Cette checklist se coche par le responsable de l'événement pour les sections de préparation, puis par le bénévole de l'accueil pour la section du matin.
Imprimez-la en deux exemplaires : l'un reste au point d'accueil, l'autre suit le responsable qui circule sur le site.
Une fois l'édition terminée, conservez-la avec la liste des exposants et le plan daté : elle sert de base au bilan et à la préparation de l'édition suivante.

Questions sur ce modèle

À quelle heure fixer la limite pour réattribuer une place vide ?

Choisissez une heure située entre la fin de l'installation et l'ouverture au public, annoncée dès la confirmation envoyée aux exposants. Passé ce délai sans nouvelle, la place revient à un candidat de la liste d'attente ou à un voisin qui souhaite s'agrandir.

Qui doit tenir la liste d'accueil si plusieurs bénévoles pointent en même temps ?

Chaque point d'accueil tient sa propre liste, découpée par tranche d'emplacements, et une seule personne centralise les réattributions sur le plan de référence. Sans ce responsable unique, deux bénévoles peuvent attribuer le même emplacement à deux exposants différents.

Cette checklist convient-elle à un salon en salle ?

Oui, les étapes sont les mêmes : préparation, accueil, journée, fermeture. Adaptez les points liés au marquage au sol et aux véhicules, et ajoutez les vérifications propres à la salle, notamment les issues de secours et la puissance électrique disponible par stand.

Faut-il encore une liste papier si l'on pointe sur un outil en ligne ?

Un exemplaire papier reste utile en secours si le réseau manque sur le site, et comme support de signature pour les reçus. Un outil de suivi des exposants évite ensuite la ressaisie des présences et des règlements dans la fiche de chaque exposant.

Que vérifier avant, pendant et après le jour J d'un marché ou d'un vide-grenier ?