Ce modèle convient à un organisateur qui recueille sur papier les demandes des exposants, sur un stand de pré-inscription ou lors d'un marché précédent, avec des conditions courantes à adapter. Il prolonge les inscriptions des exposants et les documents à demander ; le calculateur de prix d'emplacement aide à fixer le tarif.
La présente fiche constitue une demande de participation de l'exposant désigné ci-dessus à l'événement indiqué en tête du document. Elle ne vaut pas confirmation d'un emplacement : la participation devient effective à réception de la confirmation écrite de l'organisateur, du numéro d'emplacement attribué et de l'acompte demandé. L'organisateur se réserve la possibilité de refuser une demande incompatible avec l'esprit de l'événement, l'équilibre des activités ou la capacité du site, et en informe le candidat.
Le tarif de l'emplacement correspond à la formule et aux options cochées ci-dessus. Un acompte est versé avec la demande ; il engage l'exposant et réserve l'emplacement dans la limite des places disponibles. Le solde est réglé au plus tard à la date limite indiquée, ou le matin de l'événement si l'organisateur l'accepte expressément. Chaque règlement reçu donne lieu à un reçu remis à l'exposant. Un solde non réglé à la date limite peut entraîner la réattribution de l'emplacement après une relance restée sans réponse.
L'exposant qui renonce à sa participation en informe l'organisateur par écrit dès que possible. Les conditions de conservation ou de remboursement de l'acompte selon la date du désistement sont précisées par l'organisateur sur la fiche avant diffusion, par exemple acompte conservé au-delà d'un délai donné avant l'événement. Une place libérée peut être proposée à un candidat de la liste d'attente. En cas d'annulation de l'événement par l'organisateur, les sommes versées sont restituées selon les modalités qu'il annonce, à vérifier selon les textes en vigueur.
L'exposant joint à sa demande les pièces énumérées ci-dessus, en particulier une attestation d'assurance responsabilité civile couvrant la date de l'événement et l'activité exercée sur le stand, ainsi qu'un justificatif de son statut. Les activités de vente alimentaire ou soumises à une réglementation particulière peuvent appeler des pièces supplémentaires, dont la liste exacte est à vérifier selon les textes en vigueur et auprès de la commune. Une demande sans pièces complètes est mise en attente jusqu'à leur réception.
L'organisateur attribue l'emplacement en fonction du plan de l'événement, du métrage demandé et des besoins techniques exprimés ; le numéro communiqué dans la confirmation fait référence. L'exposant respecte les horaires d'installation, de déchargement et de fin de journée annoncés, laisse les allées et passages dégagés, et n'occupe que le métrage attribué. Un emplacement non occupé à l'heure limite indiquée par l'organisateur peut être réattribué sans remboursement des sommes versées.
L'exposant est responsable de son stand, de ses marchandises et du matériel qu'il apporte, pendant toute la durée de l'événement, montage et démontage compris. Il veille à la conformité de ses produits et de son activité avec la réglementation qui lui est applicable, et laisse son emplacement propre en fin de journée. L'organisateur ne saurait être tenu pour responsable des vols, casses ou intempéries ; la portée exacte de cette clause est à vérifier selon les textes en vigueur.
Les informations recueillies sur cette fiche servent uniquement à l'organisation de l'événement : confirmation, placement, relances, pointage le jour J et invitation aux éditions suivantes. Elles sont conservées par l'organisateur et ne sont pas transmises à des tiers sans l'accord de l'exposant. L'exposant peut demander à consulter, corriger ou supprimer ses informations en s'adressant à l'organisateur, selon les règles applicables à la protection des données, à vérifier selon les textes en vigueur.
La fiche est datée et signée par l'exposant, précédée de la mention lu et approuvé, ce qui vaut acceptation des conditions de participation décrites ci-dessus. L'organisateur en conserve l'original avec les pièces jointes et le reçu de l'acompte, et remet ou envoie une copie à l'exposant avec la confirmation de son emplacement. La partie réservée à l'organisateur est complétée à ce moment-là.
ExposantSuivi aide les organisateurs de marchés, salons et vide-greniers à gérer les inscriptions des exposants, le placement des stands, les paiements et les présences le jour J.
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